プロジェクトマネージャとは？役割や仕事内容、PLとの違いまで解説
プロジェクトマネージャの役割がいまいちわからなくて悩んでいませんか？
プロジェクトマネージャの真の役割とは、「サービスを提供し、プロジェクトを遂行させ、企業の利益を向上させること」です。単に「プロジェクトを管理する」「チームをまとめる」といった類のことではないですし、ビジネス組織の一員であるからこそ「利益主義」であるべきです。そのための方法として計画や管理が必要となるのです。私もこの考え方が定着してからというもの、あらゆるプロジェクトを成功させ続けられるようになりました。
そこで本記事では、プロジェクトマネージャの真の役割を３つに分解しそれぞれ具体的に解説していきます。最後まで読んでいただければプロジェクトマネージャとして活躍するために必要な資格やスキル、プロとして仕事を進めるための極意まで知ることができます。
これからプロジェクトマネージャを目指す方だけでなく、現プロジェクトマネージャの方でも納得できる内容に仕上げていますので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
1.プロジェクトマネージャとは
プロジェクトマネージャとは、プロジェクトにおける役割の一つであり役職ではありません。
これまでプロジェクトマネージャと聞いた事はあっても、実際の役割や仕事内容、そしてリーダとの違いは何なのか、疑問に思われる方も多いのではないでしょうか。また、プロジェクトマネージャを目指すにはどうすれば良いのか、どうすればなれるのか等を順序良く説明します。
1.1.プロジェクトマネージャの役割
プロジェクトマネージャの役割とは、「サービスを提供し、プロジェクトを遂行させ、企業の利益を向上させる事」です。一般的には様々な「様々な手法」が解説されていますが、役割はこれ以外にありません。
それぞれの意味合いについて解説します。
1.1.1.サービスを提供する
サービスとは「尽くす事」を意味します。
プロジェクトの成果とは、お客様とお客様のお客様(つまりエンドユーザ)の間に入り、より良いものを作り出す「貢献」でなければなりません。しかしながら、この様な大きな貢献はプロジェクトマネージャ一人では出来ないため、プロジェクトチームを構成し「組織的なサービス」を提供するのです。
1.1.2.プロジェクトを遂行させるとは
遂行するとは「計画通りに成し遂げる事」を意味します。
長年IT業界に携わっていると「プロジェクトが独り歩きしている」と言った事を聞いたりしますが、プロジェクトはひとりでに(自動的に)進んだりしません。誰かが必ず、様々なものを管理し時には補正するからこそ、プロジェクトは進行していくのであり、この「誰か」こそがプロジェクトマネージャなのです。
1.1.3.利益を向上させる
プロジェクトマネージャはビジネス組織の一員である以上、「利益主義」でなければなりません。
貢献する事だけに注力し、その結果としてビジネス組織の不利益になってしまっては本末転倒です。単にプロジェクトを進めるのではなく、ビジネス組織の利益を向上させるからこそ、プロジェクトマネージャに価値があるのです。
1.2. プロジェクトマネージャの仕事内容
プロジェクトマネージャの仕事は、プロジェクトの目的を明確にし、計画を立て、それを管理する事です。
それぞれの内容をご説明します。
1.2.1.プロジェクト目的を明確にする
プロジェクトの目的とは、「どの様な貢献/どの様に貢献を行うか」です。
どの様な計画であっても必ず「目的」があり、この目的こそがプロジェクト発足の原点かつ、目指すべき道となります。この目的が曖昧若しくは不透明な場合、プロジェクトの計画に大きな影響を与えますので、プロジェクトマネージャは誰よりもプロジェクトの目的を理解しなければなりません。
プロジェクトメンバーが目指す道標(マイルストーン)も、この目的が明確でなければ正しい方向を示さなくなり、誤った方向へ進んでしまうケースや、プロジェクトの進行中は様々な問題や課題が発生するので、その対応に追われるあまり本来あるべき道標から反れてしまうケースもあります。
実際にあったプロジェクトの例を挙げますと、ネットワーク機器のリプレイス(既存機器のサポート期限が切れる前に、サポートを受けられる新しい機器への入れ替え)を行う事がプロジェクトの目的でしたが、お客様からの要望で新しい機能を追加する事になりました。
プロジェクトマネージャは、この「新しい機能を実現する事」を主目的として捉えてしまい、機器選定やリプレイス計画を立ててプロジェクトを遂行。その結果、リプレイスした機器のサポート期限が、なんと3か月しかなかったことが発覚し、再度機器の入れ替えを行うと言った大損害を与えてしまったのです。
本来であれば、「お客様からの追加要望を実現した場合、サポート期限が3か月となってしまうので、プロジェクト目的が達成出来ません」とお客様へ説明し、主目的である「サポートを受けられる機器への入れ替え」に軌道修正すべきだったのです。
この様に、実現性(フィージビリティ)を説明したり、プロジェクトの進行方向を修正したりする為にも、立ち返るべき目的を明確にする必要があるのです。
1.2.2.プロジェクト計画を立てる
プロジェクト計画とは、プロジェクトを遂行する為の決め事(定義やルール)です。
具体的には、何の為に何をするのか、それは誰がするのか、いつまでにどの様にするのか…などを文書として取りまとめたもの「プロジェクト計画書※」を示します。
そもそも「プロジェクト」とは「何らかの目的を達成する為の計画と実行」を示しますので、計画のない業務や行動はプロジェクトとは言えず、その多くは「行き当たりばったり」「やっつけ仕事」「メンバーの疲弊」「プロジェクトの遅延」など、負のスパイラルとなり易く、この様な業務は断続的なサービス提供の停滞が発生する為、プロジェクトマネージャの役割は果たせなくなります。
これら負のスパイラルに陥らない様に、いつ・誰が・どこで・何について・どうするのか、と言った計画をた作成し、その進捗や発生した問題・課題を取りまとめ、どの様にして計画通りに進めるのか、どの様にして達成させるのかを、常に考え実行するのがプロジェクトマネージャの主な仕事です。
※プロジェクト計画書はプロジェクトマネージャ一人で作成するものではありません。プロジェクト規模にもよりますが、有識者・経験者・責任者などを交えて議論し、最終的に計画書として取りまとめるのがプロジェクトマネージャの仕事となります。
1.2.3.プロジェクトを管理する
プロジェクトの管理とは、情報(データ)収集とリスク分析です。
先にも述べましたが、プロジェクト計画を立てたからと言って、必ずしも達成・成功するとは限りません。
寧ろ計画通りに進んでいる場合には、潜在的な問題を見落としているケースや、プロジェクト終盤で大きな問題が発生するケース等も珍しくない為、常にリスクに対する備えをするのも、プロジェクトマネージャの重要な仕事です。
このリスクを管理する為に、プロジェクト全体の目的と範囲、要件・調達・進捗・人員・品質・問題・課題などの管理全般が必要となり、プロジェクトの規模にもよりますが、プロジェクトマネージャとプロジェクトリーダに役割を分割して、プロジェクトを遂行する体制を設けます。
プロジェクトマネージャとプロジェクトリーダの違いは、役割と範囲にあります。
プロジェクトリーダは現時点でのタスクを把握し、プロジェクトのメンバーへ細かな業務指示・作業指示を行い、タスクを消化させる事(プロジェクトの実行)および、プロジェクトメンバーの育成・指導などが主な役割となります。
またプロジェクトリーダは、プロジェクトの実行における「進捗」や「発生した問題・課題」をプロジェクトマネージャへ報告する責任を有します。
一方、プロジェクトマネージャはプロジェクト全体の管理を行い、プロジェクトのオーナーとなるクライアント企業の役員若しくは責任者へ、プロジェクト進捗状況を定期的に報告し、問題・課題を解決する為に必要な要件定義等の折衝が主な役割となります。
またプロジェクトマネージャは、プロジェクト計画を達成させる責任を有します。
つまり、プロジェクトの計画を立て、問題や課題を解決に導くのがプロジェクトマネージャであり、メンバーを指導・育成・先導し、計画通りに進めるのがプロジェクトリーダなのです。
尚、プロジェクトメンバーを育成・指導しながら、プロジェクト計画を実行するプロジェクトリーダは、リーダシップを発揮させる特性から、社外の人員をアサインする事が困難であるのに対し、プロジェクトマネージャは専門職である為、社外の人員をアサインするケースも見受けられます。
2.プロジェクトマネージャに必要な資格とスキル
プロジェクトマネージャは、高度な知識と技術を求められます。
高度な知識は資格を取得する事で証明出来ますが、高度な技術は実際に見せなければ認めて貰えません。ここでは、プロジェクトマネージャとして証明される為の資格や、求められやすい6つのスキルをご紹介します。
2.1.プロジェクトマネージャの資格
プロジェクトマネージャとしての資格を有しているからと言って、必ずしもプロジェクトを成功させられるとは限りませんが、プロジェクトマネージャとして2つの資格取得を勧めます。
プロジェクトマネージャの資格試験には、「プロジェクトマネージャ試験(PM)」や「Project Management Professional(PMP)」などがあり、IPA公式発表によるプロジェクトマネージャ(PM)の合格率は、12.7％～14.5％と非常に難易度の高い試験となっています。
また、プロジェクトマネージャ試験(PM)は年1回(春)しか受験日がなく、PMPは受験資格に経験と研修の受講と言った制約がある等、希少価値の高い資格でもあります。
この様に、難易度が高く希少価値の高い資格を有する事で、社内外のステークホルダーに対するアピールや信頼に繋がるので、学習による知識を深めるだけではなく、資格取得にチャレンジしましょう。
2.2.プロジェクトマネージャのスキル
スキルには大きく「ヒューマンスキル」「テクニカルスキル」「コンセプチュアルスキル」に分類されますが、ここでは実践的に求められる「計画力」「提案力」「情報収集力」「管理能力」「問題解決力」「危機意識力」についてご説明します。
2.2.1.計画力
全てのプロジェクトにおいて、成功するか否かを左右するのは「計画力」です。
プロジェクトの達成に向けて線表を引く際、ボリューム的に無理・無謀となるスケジュールでは、まず計画通りに行きませんし、プロジェクトの達成には「コスト」「納期」「要件」と言う大きな制約がある以上、これらを無視する訳にも行きません。
その為、全体のタスク内容と処理ボリュームを把握し、効率よく処理する為には、どの様なメンバー配置と役割分担をするのか、また、発生するであろう問題を事前に察知しておき、すべて織り込み済みとする計画を立てる能力が必要となります。
2.2.2.提案力
円滑に計画を進める為には「提案力」が必要不可欠です。
どんなに素晴らしい計画を立てたとしても、お客様やプロジェクトメンバーから不審にとられては意味がありません。無理・無謀と受け取られるのか、ぜひ頑張ってみようと取られるのかは、プロジェクトマネージャの提案力次第です。
また、発生した想定外の事象(ピンチ)をチャンスに変える事が出来るかどうかも、この提案力で決まりますので、とても重要なスキルの一つとなります。
2.2.3.情報収集力
プロジェクトを進める上で欠かせないのが「情報収集力」です。
一定の方向からではなく、様々な角度からプロジェクトの状況を確認する必要があり、プロジェクトマネージャが事前に情報を収集する事が出来るか否かによって、プロジェクトの状況が悪化したり好転したりしますし、収集した情報が正しいのか正しくないのか、その判断も情報によって行われる為、常に情報を収集する必要があります。
一つの情報から大きな展開を生み出し、当初の計画以上の成果を上げたプロジェクトは珍しくありません。
この事から、情報を収集する力はプロジェクトマネージャの「腕の見せ所」と言っても過言ではないのです。
2.2.4.管理能力
収集した情報を活かす為には「管理能力」が必要です。
プロジェクトマネージャは常に、プロジェクトが正しい方向へ向かっているのか、その進行速度は適切なのか等を管理し、必要に応じて修正しなければならず、「現時点での的確な状態」を把握する為には、WBSや問題・課題管理表・MTG議事録・プロジェクトメンバーの発言など様々な情報を収集し、それらの情報を適切に管理する能力が必要です。
このスキルこそ、プロジェクトマネージャと呼ばれる所以であり、管理者たる能力なのです。
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2.2.5.問題解決力
プロジェクトの危機を救うのは「問題解決力」です。
プロジェクトを進行させると大小の問題が必ず発生し、内容によっては方式やスケジュール変更を余儀なくされたり、最悪の場合にはお客様の信頼を失う「危機」に発展する事があります。また、問題に対して表面的な解決や、原因を特定の人や組織のせいにするプロジェクトマネージャは、どんなプロジェクトでも失敗してしまいます。
問題解決力とは「真の原因を見い出し、改善する仕組みを作る能力」であり、この能力が高ければ高いほど、お客様からの高い信頼を得られる、プロジェクトマネージャ必須スキルとなります。
2.2.6.危機管理能力
プロジェクトマネージャの根源となるのが「危機管理能力」です。
危機管理能力とは、実際に発生した事象の対処(危機管理)と、これから起こるであろう事象の対処(リスクマネージメント)に分類されますが、いずれも問題の発見(発覚)・現状把握・原因分析・解決方法・再発防止策などを示し、プロジェクトマネージャの真価が問われる計画・提案・情報収集・管理・問題解決すべての基礎となります。
プロジェクトマネージャに必要なスキルをご紹介しましたが、これらは一朝一夕で身に着くものではなく、経験によって学習するスキルでもある為、初めからこれらのスキルを有している方はいません。しかしながら、これらのスキルがなくても、プロジェクトを成功させるプロジェクトマネージャは実際にいますし、技術研鑽する自己意識や、出会いと経験を大切にする姿勢により、時間をかけて磨いて行くものなのです。
3.プロジェクトマネージャになるには
プロジェクトマネージャになる為に必要なことは、仕事に対する心得(熱意や意識)、関係者間の信頼関係、最低限の知識と勇気を持つ事です。
これから目指す方はこちらも参考にしてください。
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3.1.プロジェクトマネージャとしての心得
プロジェクトマネージャとしての心得には、プロ意識を持つ事・周りからみられていると自覚する事です。
3.1.1.プロ意識を持つ
プロジェクトマネージャの心得は「プロである意識を持つ」ことです。
これまでも説明して来ましたが、プロジェクトマネージャに必要なのは、知識や技術力だけではありません。プロジェクトは大小様々ありますが、プロジェクトマネージャの気持ちや姿勢によって、多くの関係者へ良くも悪くも影響を及ぼします。
特に、プロジェクトを進める上で避けて通れないのが「問題・課題対応」であり、この際に「出来ない」「無理だ」と言った意識や、「人のせいにする傾向」があると問題や課題は解決せず、結果としてプロジェクトの遅延が発生し、クライアントからの信頼関係を失う事にもなり兼ねません。
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3.1.2.見られている意識も必要
プロジェクトマネージャは多くの関係者と関わり、この人間関係もプロジェクトを成功させる為に欠かせない要素となっています。メラビアンの法則として有名ですが、第一印象の8割方は見た目で判断されるので、「清潔な見た目」や「見られている」と言った意識も大切です。
つまり、問題や課題の解決を諦めず、人間関係を良好に築き上げ、他責の念を捨て、いつでもどこでも見られていると言った「プロフェッショナルである意識を持つ」ことが、プロジェクトマネージャとしての心得なのです。
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3.2.信頼関係を構築する
信頼関係を構築するには、相互依存関係を目指して誠実である事が必要です。
3.2.1.相互依存関係を作る
全てのステークホルダーに敬意を払い「相互依存関係」を作りましょう。
プロジェクトマネージャは、お客様・プロジェクトメンバー・会社上司・自分自身…あちらを立てればこちらが立たずと言った状況に置かれることも少なくありませんが、この様な場合には、お互いの最善となる落としどころ(win-win)を見出す気持ちが、信頼関係の構築にはとても重要です。
3.2.2.誠実であること
信頼関係を維持する為には「嘘や誤魔化し」は厳禁。
プロジェクトマネージャに限った話ではないのですが、嘘や誤魔化しがあると一気に信頼関係は崩壊し、関係を修復・回復する事は非常に難しくなってしまします。プロジェクトマネージャだから知っていないと恥ずかしいとか、見栄を張るなど格好つけたりせず、誰に対しても誠実でいる事が重要となります。
3.3.関係者を巻き込む
イタリアの経済学者ヴィルフレド・パレートが発見した法則(パレートの法則)では、全体の80%は主要素となる20%が占めていると言われており、プロジェクトマネージャの仕事においては、プロジェクト計画書を作成した段階でプロジェクトの80%が終了していると言われています。
プロジェクト達成までの残り20%はと言うと、計画に対する各種管理と問題課題の解決ですが、そもそも問題や課題となるものは定義(決まり事)の不足が大半を占めており、プロジェクトマネージャ一人では解決する事が出来ないケースが多く見受けられますので、信頼関係を築いたプロジェクト関係者を巻き込み、問題課題を解決して行きましょう。
3.4.知識を手に入れる
前述では、プロジェクトマネージャになる為に必要な意識や行動をご紹介しましたが、プロジェクトマネージメントの知識がない状態で、プロジェクトを成功させる事はとても難しいです。
プロジェクトマネージメントについては、事実上の世界標準となっているPIMBOK(Project Management Body of Knowledge)と言うガイドブックがあり、プロジェクトマネージャになる為には、最低でも1度は熟読すべきでしょう。
PIMBOKは、プロジェクトマネージメントを体系化したものであり、どの様にして管理し、どの様にしてプロジェクトのゴールを目指すべきかが記載されています。しかしながら、プロジェクトは時代・企業・文化・経済などにより目的が異なる為、必ずしも同じ手法・同じ計画で達成するとは限りませんし、逆に非効率なマネージメントになるケースもあり得るので、あくまでも指標である点に注意してください。
また、プロジェクトマネージャが行う関係者会議やミーティングには、中々時間を作れない立場の方が多く、限られた時間のなかで細かく説明する事は困難なので、基礎・応用の技術用語は勿論、経営や法律・時事などの用語が飛び交います。
これらの用語やその意味合いを理解していないと、会話について行けなくなり、最悪の場合には関係者間の信頼関係が失われ、プロジェクトマネージャを交代させられるケースにも陥る為、最低でも応用技術者試験の出題内容が理解可能な程度の知識を手に入れておく必要があります。
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3.5.勇気を持つ
プロジェクトメンバーは、必ずしも知識や技術・経験を有しているとは限りませんし、中には未経験のメンバーもいるかも知れません。
しかしながら、プロジェクトマネージャが仕事を抱え込み過ぎて、判断や意思決定などのボトルネックになる事は、プロジェクトの進行を大きく妨げてしまう為、リーダやメンバーへ仕事を任せなければならないケースが必ず出て来ます。
自分の手で行えばミスもなく、確実にやり切れると思う事は、中々メンバーに任せる事が出来ないものですが、「責任を取る勇気を持ち、仕事を任せる」事が出来なければ、プロジェクトマネージャとしての成功はあり得ませんので、発生するであろう問題や、プロジェクトの進行を妨げる壁などを事前に見つけ出し、それらを解決しておく事で、メンバーへ仕事やタスクを任せる事が出来ますので、プロジェクトマネージャとしての仕事を十分理解しましょう。
4.まとめ
プロジェクトマネージャと聞くと、「大変そうだ」「難しそうだ」「高い技術が必要だ」などの意見を聞いたりしますが、3章でお伝えした通り、プロジェクトマネージャは意識と知識をもって行動すれば、誰にでもなる事が出来るものなのです。
役割や責任は異なりますが、仕事に対する取り組む姿勢や知識を得る意識などは、プロジェクトマネージャに限った話ではなく、本来であれば誰もが取るべき姿勢・意識であり、これらを身に着けた人が、プロジェクトマネージャに抜擢されるのです。
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